【法務の方向け】契約審査を受け付けた際の操作方法
契約を受け付けた際の法務ユーザーの操作方法を説明します。
目次
1. 新規審査依頼の確認
2. 依頼があったファイルをアップロードする
3. 案件の担当者を設定する
4. 依頼された契約審査の情報を確認する
5. 案件詳細画面でコメントをする
6. 案件の権限を確認する
7. メール連携機能を利用する
8. 案件に関わる取引先情報の確認・追加・変更・削除
1. 新規審査依頼の確認
（1）新規契約審査が作成されると、管理画面にて設定したユーザーにメールで通知されます。
通知ユーザー設定と通知の詳細については、以下のヘルプページをご覧ください。
（2）通知受付ユーザーは
[あなたの案件・相談] の案件フィルターのステータス [未着手] に表示されます。
💡〈補足〉
メールからの案件申請の場合で、なおかつ添付ファイルがある場合、該当の申請をクリックすると審査・レビュー対象のドキュメントを振り分ける画面が開きます。
添付ファイルより、審査・レビュー対象のドキュメントにチェックを入れて、
[完了] ボタンをクリックします。 チェックを入れない書類は添付資料として扱われます。
2. 依頼があったファイルをアップロードする
（1）該当の審査依頼を選択し、案件詳細画面に移動します。
（2）移動した後
[クリックして格納するフォルダを設定してください] をクリックします。
（3）当該ドキュメントをアップロードするHubbleのフォルダを選択後、
[ここを選択] を押下し、ドキュメントをアップロードします。
（4）アップロードが完了すると、案件詳細画面右に当該ドキュメントが表示されます。
（5）Hubble側に案件管理の審査依頼の名前でフォルダが新たに作成され、同一審査依頼内で追加した契約書は全て同じフォルダ内に格納されます。
💡〈補足〉
Hubble側に作成された審査依頼フォルダの中では、新規のドキュメントをアップロードできません。
Hubbleにアップロードした案件フォルダやその配下のドキュメントの権限は、アップロード先のHubbleフォルダのアクセス権限が自動で引き継がれます。権限を変更したい場合はHubbleのフォルダ側でアクセス権限を編集してください。
（参考：アクセス権限）
フォルダのアップロード先を誤った場合は、Hubble側の画面から該当フォルダを移動してください。
（参考：フォルダの作成・移動・名前の変更・削除）
依頼したファイルを変更・削除する方法は、以下のヘルプページをご覧ください。
契約審査を削除する方法は、以下のヘルプページをご覧ください。
（参考：【法務の方向け】契約審査を削除する方法）
3. 案件の担当者を設定する
（1）案件詳細画面右の
[法務担当者] からプルダウンで担当者を選びます。法務担当者は「オーナー」「管理者」「法務管理者」「法務メンバー」のユーザーから選択できます。
法務担当者は後から変更することが可能です。
（2）法務担当者の設定が完了するとステータスが自動で「未着手」から「進行中」に変更されます。
💡〈補足〉
契約審査（案件管理画面）のステータスについての詳細は、以下のとおりです。
[未着手] ：法務担当者がまだ決まっていない状態です。 [進行中] ：法務担当者の設定が完了すると、自動でステータスが切り替わります。 [締結] ：案件に紐づくすべてのドキュメントにおいて [締結] となると、自動で切り替わります。 [契約終了] ：案件に紐づくすべてのドキュメントにおいて契約終了日が過ぎると、自動で切り替わります。 [見送り] ：対応不要の場合や上記ステータス以外にしたい場合に手動で変更します。 案件に紐づくドキュメントのステータスについての解説は、以下のとおりです。
[法務対応中] ：法務担当者の対応中の場合に、手動で変更します。 [先方対応中] ：相手先での対応中の場合に、手動で変更します。 [締結] ：締結済みPDFファイルのアップロードや、電子契約との連携を行うと、自動で切り替わります。 [契約終了] ：契約終了日を過ぎると、自動で切り替わります。 [見送り] ：対応不要の場合や上記ステータス以外にしたい場合に手動で変更します。4. 依頼された契約審査の情報を確認する
依頼時に依頼者が下記項目を任意で入力できます。
入力内容は、案件詳細画面左から確認できます。
概要・説明
取引先詳細（企業名、郵便番号、都道府県、市区郡、町名・番地・建物名・号室、代表者氏名、企業サイトURL）
関連資料
依頼者
依頼部署
依頼日時
💡〈注意〉
メールからの案件申請の場合、以下2点についてご留意ください。
[依頼者] は申請者が当該組織でアカウントを保有している場合は、その申請者名を表示します。保有していない場合は、当該組織のオーナー名を表示します。 [依頼部署] は空欄になるため、必要な場合は手動で選択してください。💡〈補足〉
契約審査を依頼する際、フォームに入力された内容は当該ドキュメントの詳細情報とコメント欄に記載されます。
フォームの設定については、以下のヘルプページをご覧ください。
5. 案件詳細画面でコメントをする
案件詳細画面の下部にあるコメント欄に、直接コメントを入力することができます。
コメントを入力する以外にも、ファイルのアップロードや、契約書の指定、メンションなども利用することができます。
①ファイルのアップロードができます。
（参考：【依頼部門の方向け】契約審査を依頼する）
②複数契約書があるときに、どの契約書に対してコメントをしているのか分かりやすく表示することができます。
③メンションをつけてコメントをすることができます。
（参考：コメント機能とメンション）
④リッチテキストを使ってコメントをすることができます。
（参考：コメントでリッチテキストを使う）
⑤コメントに対していいねを押すことができます。
（参考：コメントへ「いいね👍」をする）
6. 案件の権限を確認する
案件詳細画面の上部にある案件名の右横のアイコンから、共有状態を確認できます。
💡〈注意〉
表示されるアクセス権限は、「2. 依頼があったファイルをアップロードする」手順で紐付けられたフォルダのアクセス権限と同じです。
この画面からアクセス権限を変更することはできません。Hubble側の画面より変更ください。
7. メール連携機能を利用する
取引先の担当者との間でやり取りされたメールや添付ファイルなどの内容を案件詳細画面に自動連携することが可能です。
機能の詳細は以下のページをご覧ください。
8. 案件に関わる取引先情報の確認・追加・変更・削除
（1）取引先情報の確認
契約書の取引先情報は、案件詳細画面の左側で確認できます。
（2）取引先情報の追加
1. 「取引先」欄にある「＋」マークをクリックします。
2.
[取引先の企業名] を入力します。3. 入力した企業名が取引先マスターに登録済みの場合は、表示された候補にカーソルを合わせて
[選択] をクリックします。取引先マスターに登録されていない場合は、「新規」と表示された企業名の方の
[選択] をクリックし、紐付けを行います。
（3）取引先情報の変更
1. 取引先名にカーソルを合わせ、3点リーダー（︙）をクリックします。
2.
[取引先の紐付けを変更] をクリックします。
3. 上記「（2）取引先情報の追加」の手順2〜3と同様の操作を行います。
（4）取引先情報の解除
1. 取引先名にカーソルを合わせ、3点リーダー（︙）をクリックします。
2.
[取引先の紐付けを解除] をクリックします。
3. 確認画面が表示されますので、問題なければ
[紐付け解除] ボタンをクリックします。