【管理者・オーナー向け】案件管理ページの初期設定方法
案件管理機能を使う際に必要となる、初期設定の手順を説明します。
こちらの操作は、Hubbleの「 オーナー 」「管理者」「法務管理者」の権限をお持ちの方のみ、設定可能です。
目次
1. 契約種別の登録とフォーム項目の設定
2. 部署の登録
3. 通知設定
右上のアイコンから
[管理画面] を開きます。
1.契約種別の登録とフォーム項目の設定
契約種別は、契約審査を新規で依頼するときに選択する項目です。
契約種別ごとに、入力するフォーム項目をカスタマイズすることができます。
💡〈補足〉
契約種別とフォーム項目は契約審査に入力必須項目ではないため、登録をしなくても使うことができます。
（参考：【依頼部門の方向け】契約審査を依頼する）
（1）登録済の契約審査種別を確認する
[契約関連] ＞ [契約書種類設定] を開くと、契約審査を依頼する際に選択できる契約書一覧が表示されます。秘密保持契約書のみ、デフォルトで設定されています。
（2）新規登録する
①右上の
[新規登録] を押下します。
②契約審査時に選択できる契約書名（必須）と説明（任意）を記載します。
説明は申請時に該当契約書名を選択した際に表示されるので、該当類型が複数ある場合はガイド文を入力してください。
（3）フォーム項目を設定する
各契約種別に応じて、契約審査を依頼する際の入力項目をカスタマイズできます。
①左のボックスから、依頼時に入力してもらいたい項目を右のボックスへドラッグ&ドロップします。
②必須で入力してほしい項目は
[必須] のチェックを入れます。③ 項目の追加・編集が完了したら、
[完了] ボタンを押して設定を保存します。
💡〈補足〉
フォーム項目は契約書種別ごとに設定が必要です。
選択できる項目はHubbleのドキュメントリストで設定している項目（非表示を含む）となります。
フォーム項目の順番は並び替えが可能です。
（4）契約審査種別・フォーム項目を編集・削除する
[契約関連] ＞ [契約書種類設定] を開き、表示された契約書の中から該当の契約書を選択します。 編集する場合は
[編集する] から編集したい項目を選択し、入力します。 削除する場合は
[削除] を押下します。
2. 部署の登録
部署は契約審査を新規登録するときに必ず必要な項目となります。
（参考：【依頼部門の方向け】契約審査を依頼する）
（1）登録済の部署を確認する
[部署] を開き、契約審査・法律相談時に選択できる部署の一覧を確認できます。
（2）部署を新規登録する
①
[部署] を開き、 [一括登録] を押します。
②部署を登録するCSVファイルをダウンロードします。
③ダウンロードしたCSVファイルを開き、登録したい部署名をB列に記入します。
④編集完了後、文字コード「UTF-8」の形でCSVファイルを保存します。
💡〈注意〉
1行目の「department_name」が記載されている行は削除しないでください。
A列の「id」は入力しないでください。
入力した場合、その部署は登録されません。
⑤一括登録画面に戻り、
[アップロードファイルを選択] から④で保存したCSVをアップロードします。
⑥アップロードすると画面右上に成功数、失敗数が表示されます。
失敗した場合は①のように、部署の横に赤のバツマークがつきます。成功した場合は②のように緑チェックマークがつきます。
失敗として表示される条件は以下のとおりです。
部署名が重複している
部署名が256文字以上である
部署名が空欄である
💡〈注意〉
失敗したら全ての登録がうまくいかないのではなく、登録内容に誤りがある部署のみ登録失敗となります。
登録が失敗しているグループはスクリーンショットなどで記録し、該当部署のみ再度データを修正し登録してください。
A列の「id」に文字を入力した場合、「失敗」として表示されませんが部署として登録されません。
（3）部署を変更する
「（2）部署を新規登録する」と同様の手順で実施します。
変更する箇所をCSV上で編集し、アップロードすることで変更することが可能です。
（4）部署を削除する
① 一覧画面から該当部署にカーソルを合わせて右側に表示される
[削除] を選択ください。
💡〈補足〉
誤りがあるグループのみ登録に失敗し、他の正しいグループは正常に登録されます。
一括削除はできません。
部署を削除しても記録を残す観点から当該削除部署の過去の履歴（契約審査・法律相談等）は残り続けます。
3.通知設定
契約審査や法律相談が新規で発生した際に最初にメールで通知がされるユーザーを登録します。
通知設定に登録されたユーザーは審査依頼・法律相談の担当者を設定することができます。
💡〈注意〉
通知設定に登録できるユーザーは「オーナー」「管理者」「法務管理者」「法務メンバー」の権限を持つユーザーのみです。
登録済みのユーザーの権限が上記以外に変更された場合、そのユーザーは自動的に通知対象から解除されます。
（参考：統制権限の種類）
（1）契約審査・法律相談の受付ユーザーの設定
①
[案件管理] ＞ [通知設定] を開き、 [設定する] を押して契約審査と法律相談それぞれに受付ユーザーの登録をします。
②
[ユーザー追加] を押し、受付ユーザーを追加します。
③追加したユーザーは一覧画面に表示されます。
④削除したい場合はユーザーにカーソルを合わせて
[削除] を押下します。