締結後の契約書管理について
1. 概要
Hubbleで締結後の契約書管理を行うための機能です。
本機能により以下が可能となります。
契約状況の自動切り替え
契約開始日と契約終了日を基に、「契約状況」が自動で更新されます。
契約更新の管理強化
「契約更新状況」項目が追加され、更新期間中の状況を明確に識別・指定できるようになります。
自動更新契約の「契約更新状況」を一括で更新する機能で契約更新・契約終了（および判断待ち）のステータスを明示的に指定可能になります。
契約更新者の指定
設定を有効化にすることで、「契約更新者」項目が追加され、契約書ごとに更新担当者を指定できます。
2. 締結後の契約書管理の設定について
Hubbleで締結後の契約書管理を行う場合、以下のいずれかの設定で利用します。
（1）「契約更新者」を設定しない
各ドキュメントに対してアクセス権限を保有しているすべてのユーザーに更新・解約通知期限の通知メールが届きます。
「契約状況」「契約更新状況」のメンテナンス
各ドキュメントの編集者権限・閲覧者権限をお持ちのユーザーで「契約状況」「契約更新状況」のメンテナンスを行います。
自動更新契約を一括更新
各ドキュメントに対してアクセス権限を保有しているすべてのユーザーが対象の契約書を閲覧可能です。
各ドキュメントの編集者権限・閲覧者権限をお持ちのユーザーで「契約更新状況」のメンテナンスを行います。
（2）「契約更新者」を設定する
更新・解約通知期限の通知メール
各ドキュメントの「契約更新者」として設定されているユーザーにのみ更新・解約通知期限の通知メールが届きます。
メールの「YYYY年MM月末までに通知期限を迎える契約書の件数」もしくは「YYYY年MM月末に通知期限をむかえる契約書一覧」のリンクからドキュメントリストに遷移した場合、以下の内容でドキュメントリストが絞り込まれます。
「契約更新者」として自身がアサインされている
「更新/解約通知日」がYYYY年MM月の期間内である
「契約更新状況」が
[判断待ち] のステータスとなっている 「契約状況」「契約更新状況」のメンテナンス
各ドキュメントの「契約更新者」となっているユーザーで「契約状況」「契約更新状況」のメンテナンスを行います。
自動更新契約を一括更新
各ドキュメントに対して「契約更新者」となっているユーザー かつ アクセス権限を保有しているすべてのユーザーが対象の契約書を閲覧可能です。
各ドキュメントの「契約更新者」となっているユーザー かつ 編集者権限・閲覧者権限をお持ちのユーザーで「契約更新状況」のメンテナンスを行います。
「契約更新者」の設定操作は以下の通りです。
Hubbleの「管理者」または「 オーナー 」の権限をお持ちの方のみ、設定可能です。
②左メニューから「契約管理設定」を選択し、
[有効化] を押下することで契約更新者の設定を有効化できます。
💡〈補足〉
契約更新者の設定を有効化後に、（1）「契約更新者」を設定しない の設定に戻す場合は、「契約管理設定」を選択し、
[無効化] を押下することで契約更新者の設定を無効化できます。
3. 締結後の契約書管理で利用するドキュメントリストの項目について
締結後の契約書管理で利用するドキュメントリストの項目は、以下の通りです。
| 項目タイトル | 項目タイプ | 自動反映 | 項目の詳細 |
| 契約状況 | ドロップダウン（自動設定） | - | ドキュメントの契約状況を示すステータス |
| 契約更新状況 | ドロップダウン（自動設定） | - | ドキュメントの契約更新の状況を示すステータス |
| 契約更新者(*1） | Hubbleユーザー（自動設定） | - | ドキュメントの契約更新を行う担当者 |
*1 契約更新者は、ドキュメントリストの設定画面から「契約更新担当者の設定」を一度でも有効化した場合に表示されます。
（1）契約状況
「契約状況」に表示される項目とステータスの種類と概要は以下の通りです。
「契約状況」はすべてのステータスが自動で設定され、手動での変更はできません。
| ステータスの種類 | 項目概要 |
| 空白 | 契約開始日の記載がない場合に自動で設定されます。 |
| 契約開始前 | 契約開始日の記載があり、その記載日が本日より未来の場合に自動で設定されます。 |
| 契約中 | 契約開始日から契約終了日の範囲内の場合に自動で設定されます。契約開始日を過ぎており、契約終了日が未設定の場合は「契約中」のままとなります。 |
| 終了 | 契約終了日を過ぎた場合に自動で設定されます。 |
（2）契約更新状況
「契約更新状況」に表示される項目とステータスの種類と概要は以下の通りです。
| ステータスの種類 | 項目概要 |
| 空白 | 自動更新契約ではない契約の契約期間中、もしくは自動更新契約かつ更新 / 解約通知日の32日以上前で「判断待ち」になる前の契約が該当します。 |
| 判断待ち | 更新 / 解約通知日の31日前に自動で変更されます。 |
| 更新予定 | 自動更新契約であり、更新/解約通知日までに更新とする判断をした場合に利用します。「自動更新契約を一括更新」または個別操作により変更ができます。更新/解約通知日の翌日に更新周期に基づき自動的に契約終了日を延長します。 |
| 終了予定 | 契約終了とする判断をした場合に利用します。契約終了日の翌日に「契約状況」を終了へ切り替えます。 |
4. 「契約状況」と「契約更新状況」のステータスの遷移について
「契約状況」と「契約更新状況」のステータスの遷移について、より詳細に説明します。
（1）自動更新「有」の契約の場合
自動更新「有」の契約の場合、下図の通りとなります。
💡〈補足〉
契約状況が「契約中」かつ契約更新状況が「判断待ち」の契約を意思決定せずに放置した場合、契約更新状況が「更新予定」の契約と同様に扱われます。（更新・解約通知日が到来すると、契約更新状況が空欄になり、「契約終了日」が更新周期に従い自動更新されます。）
契約状況が「契約中」かつ契約更新状況が「終了予定」の契約が、更新・解約通知日を過ぎてから更新が決まった場合は、手動で契約更新状況を空欄にし、契約終了日を更新周期に従い手動で書き換える必要があります。
（2）自動更新「無」の契約の場合
自動更新「無」の契約の場合、下図の通りとなります。
💡〈補足〉
契約状況が「契約中」かつ契約更新状況が「終了予定」の契約が、覚書等により期間延長となる場合、契約更新状況を空欄にし、契約終了日を手動で書き換える必要があります。
▼参考ページ