関連する契約書を紐付ける（AI・手動）
1. 概要
契約書の親子関係を紐付け、「契約ツリー」を明確にし、取引先との最新の契約状態を明確にするための機能です。
📣 AIによる自動紐づけも2024.10.28にリリースされました！
2. 前提
ドキュメントリストをご契約のHubble・Hubble miniの両方のプロダクトでご利用いただけます。
3. 機能の概要
本機能のリリースに伴い、以下の2つの項目を新設しています。
①Hubbleのドキュメント詳細画面やPDF詳細画面の右側、「関連契約」項目
②ドキュメントリスト（詳細情報欄）の「親(最上位)管理番号」項目
(1) Hubble側の表示
Hubbleのドキュメント詳細画面の右側に関連契約項目のアイコンが表示されています。
当該項目内で紐づけが完了すると、以下のような画面になります。
関連契約書の前に記載のそれぞれの数字の説明は以下です。
①：最上位の親契約
②：①の子契約。①の子契約が二つあるので表示上も②が二つ表示されています
③：②のそれぞれの子契約（=①の孫契約）
④：③「30IDアカウント追加」の子契約（=①のひ孫契約）
⑤：④「5IDアカウント追加」の子契約（=①の玄孫契約）
(2) ドキュメントリスト側の表示
ドキュメントリストには親(最上位)の契約の管理番号項目が表示されています。
Hubble側で紐づけが行われると、親契約のドキュメントの管理番号が、親契約及び子契約以下のドキュメントの「親(最上位)の契約の管理番号」項目に自動で入力されます。
(1)Hubble側での表示で説明したドキュメントの場合、「親(最上位)管理番号」には①利用申込書のドキュメントの管理番号が①〜⑤のドキュメントに自動で入力されます。
当該項目の検索機能で、親契約のドキュメントの管理番号を入力すると紐づく契約書を一覧化できます。（参考：ドキュメントリストの基本操作）
💡〈注意〉
ドキュメントリストの管理番号項目が非表示になっている場合、ドキュメントリスト上で親契約を検索することができません。
4. 関連契約を紐づける方法
(A)自動（AI）で紐づける場合
(1) 子契約のドキュメントには、以下のような文言（前文）が記載されている必要があります。
例：「〇〇株式会社（以下「甲」とする）と△△株式会社（以下「乙」とする）は、甲及び乙の間の〇年〇月〇日付〇〇契約書（以下「原契約」とする）に関して、以下の通り、一部変更契約書を締結する。」
(2) AIによって詳細情報欄（ドキュメントリスト）の内容が自動入力されるタイミング、すなわち以下のいずれかの操作を行ったときに、自動で親子関係があると予想されるドキュメントと紐づきます。
💡〈補足〉
AI作動時に抽出する、以下の情報を元に親子関係をマッチングしています。
契約書名
契約相手方（※契約相手方が完全一致しない限り紐づけることはできません。）
締結日
契約開始日
(B)手動で紐づける場合
AIで紐づけられない場合は、手動でも紐づけが可能です。
(1) ドキュメント詳細画面から関連契約項目を押下し、
[追加ボタン] をクリックします。
💡〈注意〉
詳細情報欄の契約相手方を必ず入力してください。
契約相手方が完全一致しない限り、契約書を紐づけることができません。
この画面から紐づけられる契約書は、現在開いている契約書の「親（上位）か子（下位）」に限ります。孫を紐づけたい場合は子契約に遷移して、そこから子契約として紐づけてください。
(2) 紐づける契約書を選択し、紐づけを行います。
①紐づける契約書が親契約か子契約かを選択します。
②紐づける契約書を選択し、下部の追加を押下します。
以上で関連契約書の紐づけは完了です。
💡〈備考〉
この画面で一覧化されている契約書は詳細情報欄の「契約相手方」項目の記載内容が完全一致する契約書です。
①で親（上位）を選択した場合、契約書は一つのみ選択可能です。
①で子（下位）を選択した場合、契約書は複数選択可能です。
💡〈注意〉
レガシードライブの契約書は関連契約書として紐づけることができません。
子（下位）を指定する場合、以下の契約書は選択できません。
すでに親がある契約書
親は存在しないが、自身が最上位の親の契約書
5. 関連契約の紐づけとドキュメントのアクセス権限の関係
関連契約項目でドキュメントを紐づける操作を行うことができるのは、当該ドキュメントにアクセス権限で編集者もしくは閲覧者権限がある方のみとなります。（参考：アクセス権限）
ドキュメントに訪問者権限しか持たない方が、当該ドキュメントから関連契約を紐づけることはできません。
ご自身にアクセス権限がないドキュメントがあった場合は以下のように操作や閲覧が制御されます。
実際に紐づけ操作を行う画面にはご自身に権限がないドキュメントは表示されません。
すでに関連契約として紐づけられている場合、関連契約項目内で当該ドキュメントは「権限のないドキュメント」と表示されます。
6. 紐づけた関連契約を解除する方法
(1) 解除したい関連契約が紐づいているドキュメントを開きます。
(2) 関連契約項目欄移動し、紐づけを解除したい契約書の右側の三点リーダーを押下し、
[関連を解除] を押下します。
▼参考ページ