テンプレート機能
1. 概要
NDAや業務委託契約書など、頻繁に使う契約書のひな形を管理する機能です。
ひな形改定に伴う情報もHubbleで一元化し、情報の属人化を防ぐことができます。
2. テンプレートフォルダにアップロードできるドキュメント
テンプレートにはアップロードできるのはWordファイル・Excelファイルのみです。
PDF等のドキュメントはアップロードできませんのでご注意ください。
3. テンプレートの権限
テンプレートの権限は2種類あります。
① テンプレートのドキュメントの中身の閲覧に関わるアクセス権限
② テンプレートのドキュメントから新たにドキュメントを作成することができるかを区別する権限
①はドキュメントへのアクセス権限の設定が必要です。
最初はテンプレートフォルダにWord・Excelファイルをアップロードした方にのみアクセス権限が付与されています。
複数人でテンプレートのドキュメントを編集する場合や、事業部門の方にもテンプレートのドキュメントの中身を見ることを許可する場合、共有設定よりその許容範囲に合わせたアクセス権限を付与してください。
▼参考ページ
②はドキュメントのテンプレートの公開が必要です。
テンプレートを公開することで、テンプレートからドキュメントを作成することができるようになります。
テンプレートの公開設定のみを変更した場合、①のアクセス権限は変更されません。
💡〈注意〉
テンプレートのドキュメントのアクセス権限を「権限なし」に個別で設定している場合は公開してもテンプレートを利用することができません。
テンプレートのドキュメントのアクセス権限を追加していない場合、公開するとテンプレートを利用することができます。
4. テンプレートの公開
（1）サイドメニューから「テンプレート」を選択します。
（2）テンプレートとして公開したいドキュメントをアップロード後、
[ステータス] を選択し、公開したいバージョンを選択し、 [公開中] のステータスに変更します。
（3）事前に登録してある
[契約書種類] から契約書の種類を登録することができます。
💡〈補足〉
テンプレートを公開できるのは、当該ドキュメントへ「編集者」権限を持つユーザーのみです。
（参考：アクセス権限の種類）
テンプレートのドキュメントを開くと、「テンプレート情報」がデフォルトで表示されます。このデフォルト表示を変更することはできません。
（4）
[説明] に当該テンプレートの説明を記載します。
💡〈補足〉
説明の記載は必須ではありません。
（5）以下のように地球のアイコンが表示されたら完了です。
💡〈補足〉
公開するバージョンは最新版ではなくても構いません（下図ご参照）。
（6）公開完了後、
[テンプレートからドキュメントを作成] が選択できるようになります。
5. テンプレートを確認する
（1）確認したいテンプレートを選択
（2）簡単に確認をクリック
最新バージョンのプレビューが確認できます。
💡〈補足〉
[簡単に確認] で表示するPDFは、公開済みの場合は公開中のバージョン、未公開の場合は最新のバージョンが表示されます。6. テンプレートからドキュメントを作成する
（1）テンプレートフォルダから作成する場合
① 公開されたテンプレートの
[テンプレートからドキュメントを作成] をクリック
② 作成するドキュメントの保存先を選択します。
③ 作成が完了すると、自動的に作成したドキュメントの画面に遷移します。
（2）新規ボタンから作成する場合
①
[新規] を選択し、 [テンプレートからドキュメントを作成] をクリックします。
💡〈注意〉
ドキュメントは
[新規] ボタンを押下した際に開いていたフォルダ配下に作成されます。②利用したいテンプレートを選択し、
[テンプレートを使用] をクリックします。
💡〈補足〉
[スター] にはスターをつけているテンプレート名が表示されます。③ドキュメント名を入力し、権限を選択したら、
[ドキュメントを作成] をクリックします。
7. テンプレートから作成した履歴を確認する
テンプレート作成が完了すると、アクション履歴に作成したテンプレートの情報が表示されます。
アクション履歴については、以下のヘルプページをご覧ください。
8. テンプレートから作成後のドキュメントの権限
テンプレートから作成したドキュメントの権限は、作成先のフォルダの権限を継承します。
最上位フォルダに作成した場合、全員に当該ドキュメントへのアクセス権限が付与されますので、ご注意ください。
💡〈注意〉
[新規] ボタンから [現在の権限を引き継ぐ] を選択した場合、 [新規] ボタンを押下時に表示していたフォルダ配下にドキュメントが作成され、そのフォルダの権限を継承します。 [新規] ボタンから [新しい権限] で作成すると、作成したユーザーのみが編集権限を持ちます。必要に応じて権限を変更してください。