【管理者・オーナー向け】契約書審査依頼フォームを設定する
1. 概要
事業部門からの契約書の審査依頼をフォームで受け付けることができます。このフォームをうまく活用すると、依頼時に事業部門から適切な情報を回収できるだけでなく、案件の抜け漏れ防止、ドキュメントリストへの入力工数の削減など様々なメリットがあります。
事業部門が依頼するフォーム
法務への依頼は「審査依頼」タブに集約
法務への依頼は「審査依頼」タブ配下に集約されます。案件をスタートするタイミングで法務フラグがついたユーザーがフォルダに格納していきます。
依頼時の情報は、自動で詳細情報とVer.1のコメント欄へ
2. 設定方法
前提
本機能はオプション機能（有償）となります。ご利用希望の際は、右下のチャットサポートよりお問い合わせください。
フォーム機能が有効になると、Hubbleの画面左側に「審査依頼」フォルダが表示され、フォームを通して依頼されたドキュメントが当該フォルダに表示されます。
「審査依頼」フォルダを閲覧できるのは、ユーザーの職務属性が「法務」のユーザーのみです。
職務属性の設定方法は以下のヘルプページをご確認下さい。
具体的なフォームの設定方法
（1）審査依頼フォームに遷移後、ユーザーアイコンから設定画面へ移動します。
（2）
[フォームを作成] を押下します。
（3）フォーム作成画面で、以下それぞれの項目の設定を行います。
上記画像の①〜⑥の項目は以下の通りです。
| 項目名 | 詳細 | 備考 | |
| ① | フォーム名 | フォームを識別する名前を入力します（例：「NDA申請用フォーム」）。 | - |
| ② | 権限範囲 | フォームの存在を確認でき、かつこれを通して申請できる権限を、ユーザーやグループ単位で付与することができます。 | 法務属性のユーザーは、権限に関わらず全てのフォームにアクセスできます。 |
| ③ | フォーム送信後、通知を送る法務属性のユーザー | 事業部門からフォームが送信された際の通知先（メール）を指定します。法務属性のユーザーのみ選択できます。 | フォーム送信者にも確認メールは通知されます。 |
| ④ | 自社テンプレートを使用する | チェックを入れて、テンプレートを選択すると、公開されている自社テンプレートを使った審査依頼を行えるようにすることができます。 | ここでチェックを入れた場合、当該フォームにWordファイルをローカル等からアップロードして申請を行うことはできません。 |
| ⑤ | フォームの項目 | フォームに表示する項目を設定します。ドキュメントリストに存在する項目のみ選択できます。 | ドキュメントリストで非表示設定になっている項目及び自動入力となっている項目は選択できません。 |
| ⑥ | コメント項目のラベル例 | 末尾の自由記載欄の表示ラベルを自由に設定できます。 | - |
💡〈注意〉
自社テンプレートを利用する場合、テンプレートドキュメントの公開設定をしていないとフォーム作成時の選択欄に表示されません。
▼参考ページ
3. フォームの共有方法
①Hubbleから遷移する
フォームの一覧は赤枠のアイコンから遷移することができます。
②URLを事前に共有し、直接アクセスする
フォームの一覧を表示するURLは以下の通りです。
③特定のフォームに直接アクセスする場合には、各フォームの画面から以下の形式のURLを取得の上、共有してください。
[https://forms.hubble-docs.com/details/XXXXXXXX] 💡〈補足〉
各フォームのURLはユニークになっています。
4. 依頼されたドキュメントを確認し、案件に着手する方法
（1）審査依頼フォームでの申請が完了した旨の通知をメールで受け取り、
[内容を確認] から該当依頼ドキュメントに遷移します。
（2） 「審査依頼」フォルダに遷移し、申請に伴う情報を一覧から当該ドキュメントをクリックして右側に表示される詳細パネルで確認します。
💡〈補足〉
法務以外の属性のユーザーには、「審査依頼」のフォルダは表示されません。
（3）詳細パネル内の
[フォルダに格納] をクリックし、特定のフォルダ配下に移動させ、案件への着手を開始します。
💡〈注意〉
ドキュメントをフォルダに格納するまで、ドキュメントの編集やコメントはできません。
[削除] を押下すると復元できません。（ゴミ箱フォルダにも入りません。）💡 活用のヒント！審査依頼をうまく活用すると、案件の抜け漏れを無くせる💡
想定している流れは以下です。
事業部門から依頼を受け付ける
社内のイントラネットやSlackやTeamsにURL（https://forms.hubble-docs.com/）を添付し、事業部門に共有するのがオススメ。
法務が「審査依頼」を確認する
ドキュメントを「審査依頼」タブからフォルダに格納
案件スタート（フォルダに格納後、コメントや編集が可能になります）
💡（朝会などのミーティングで）法務チーム内で案件割り振りを行っている皆さまは、ミーティング内でこの「審査依頼」のドキュメントを確認し、案件を各担当者に割り振りを行ってください。審査依頼内のドキュメントをできるだけゼロにすることで案件の抜け漏れを防止します。
6. 注意点
Slackの契約書審査依頼フォームとの関連について
ドキュメントのアップロードの仕様が異なるため、注意が必要です。（Slackのフォームの場合「審査依頼」ではなく、フォルダに直接アップロードされる仕様）
ドキュメントリストへの反映タイミングについて
審査依頼フォームで申請されたドキュメントに付帯する詳細情報は、「審査依頼」フォルダにある状態ではドキュメントリストに反映されません。フォルダへ移動して初めてドキュメントリストに反映されます。