電子契約で締結したドキュメントを自動で取り込む【紐づけ・移動編】
クラウドサイン、DocuSign、GMOサインで締結された契約書やドキュメントをHubbleに自動で取り込んだ後、Hubble上のドキュメントに締結版として紐づける・締結完了した新規ドキュメントとしてHubbleにアップロードする方法を記載しています。
※本ページでは、取り込んだドキュメントの取り扱いについて説明します。本機能を利用するにあたって必要な初期設定については、下記のページを参照し、管理者・オーナー側が設定してください。
1. 概要
クラウドサイン、DocuSign、GMOサイン上にある締結済みのドキュメントで、Hubbleにあるドキュメントと紐づいていないものを自動的に取り込むことが可能です。
取り込んだドキュメントは、Hubble上にすでにアップされているドキュメントに締結済PDFとして紐づけることや、締結が完了したドキュメントとしてHubble上に新規アップロードすることが可能です。
2. 自動で取り込むドキュメントについて
設定が完了すると、毎日深夜に、新しく締結完了になったドキュメントを自動的に取り込みます。
取り込みの対象となるドキュメントは、下記の2つの条件を満たすものです。
Hubble上のドキュメントとの紐づけがされていないドキュメント
締結ステータスが「締結完了」となっているドキュメント
💡〈注意〉
下記のようなドキュメントは取り込みの対象となりません。
【クラウドサイン、DocuSign、GMOサイン共通】
Hubbleを経由して締結したドキュメント（Hubbleからクラウドサイン、DocuSign、GMOサインを送信したドキュメント）
Hubbleのドキュメントに「受け手連携」を行い、締結済みドキュメントとして紐付けを行っているドキュメント
クラウドサイン、DocuSign、GMOサインの一度の送付で複数のドキュメントを送付した際の、2つ目以降のドキュメント
オプション設定有効化以前に締結が完了したドキュメント（※）
（※ 過去分のドキュメントを一括ですべて取り込みたい場合にはお問い合わせください。）
【クラウドサインのみ】
クラウドサインSCANや書類インポート機能によって取り込まれた契約書
3. 取り込みが完了したドキュメントについて
左カラム「電子契約自動取り込み」のフォルダ配下に格納されます。
当該フォルダは「法務」属性をお持ちのアカウントにのみ表示されています。
💡〈注意〉
①「電子契約自動取り込み」フォルダ配下にある状態においては、下記のアクションができません。
ドキュメント検索
ドキュメントリストへの反映
上記を行えるようにするためには、後述のドキュメントの紐づけを行う必要があります。
②クラウドサイン、DocuSign上、GMOサインで複数のドキュメントをまとめて送付した場合でも、「電子契約自動取り込み」フォルダ配下に格納されるのはクラウドサイン、DocuSign、GMOサイン上に一つ目にアップロードしたドキュメントのみです。
4. ドキュメントの紐づけ操作方法
（1）Hubble上にドキュメントがある場合
①「電子契約自動取り込み」のフォルダ配下より、締結済みPDFとして紐づけたいドキュメントをクリックして選択します。
②上部の
[ドキュメントを選択] から、Hubble上にある該当のドキュメントを選択します。
③両方のドキュメントの内容確認画面が表示されますので、紐づけたいドキュメントであることを確認して
[締結版として紐づける] から紐づけを完了します。ここでは、選択されたドキュメントの最新バージョンに紐づけられます。
（2）紐づけたいドキュメントがHubble上にアップロードされていない場合
①「電子契約自動取り込み」のフォルダ配下より、締結済みPDFとして紐づけたいドキュメントをクリックして選択します。
②下部の
[フォルダを選択して移動] から、ドキュメントを格納したい先のフォルダを選択します。
③選択したフォルダ配下に、当該ドキュメントが締結済みのドキュメントとして新規作成されます。
なお、同一のPDFファイルが締結済みPDFファイルとして保存されます。
（3）Hubble上のドキュメント内から紐づけを行う場合
「電子契約自動取り込み」フォルダから紐づけを行う以外に、Hubble上のドキュメント内から紐づけを行うことも可能です。
①ドキュメントの上部、三点リーダー内の
[クラウドサインの締結済みドキュメントと紐づける] または [DocuSignの完了ドキュメントと紐づける] を [GMOサインの締結済みドキュメントと紐づける] 押下します。
②「法務」属性のアカウントの場合、「自動取込フォルダから選択する」項目が表示されていますので、該当する締結済みPDFを「自動取り込み」フォルダから選択してください。
以上で完了です。
▼参考ページ