【Hubble mini】電子契約で締結したドキュメントを自動で取り込む
※本ページでは、「電子契約自動取り込み」フォルダに取り込んだドキュメントの取り扱いについて説明します。本機能を利用するにあたって必要な初期設定については、下記のページを参照し、管理者・オーナー側が設定してください。
1. 概要
クラウドサイン、DocuSign、GMOサイン上にある締結済みのドキュメントで、Hubbleにあるドキュメントと紐づいていないものを自動的に取り込むことが可能です。
現在対応している電子契約ツールは、クラウドサイン、DocuSign、GMOサインのみです。
取り込んだドキュメントは、自動で「電子契約自動取り込み」フォルダにPDFとして格納されます。
2. 自動で取り込むドキュメントについて
設定が完了すると、毎日深夜に、新しく締結完了になったドキュメントを自動的に取り込みます。
取り込みの対象となるドキュメントは、下記の条件を満たすものです。
締結ステータスが「締結完了」となっているドキュメント
💡〈注意〉
下記のようなドキュメントは取り込みの対象となりません。
【クラウドサイン、DocuSign、GMOサイン共通】
クラウドサイン、DocuSign、GMOサインの一度の送付で複数のドキュメントを送付した際の、2つ目以降のドキュメント
オプション設定有効化以前に締結が完了したドキュメント（※）
（※ 過去分のドキュメントを一括ですべて取り込みたい場合にはお問い合わせください。）
【クラウドサインのみ】
クラウドサインSCANや書類インポート機能によって取り込まれた契約書
3. 取り込みが完了したドキュメントについて
Hubbleの最上位の階層に「電子契約自動取り込み」フォルダが自動で作成され、そのフォルダ配下に格納されます。
連携時、当該フォルダは組織の「オーナー」のみが閲覧・編集権限をもちます。
権限設定は通常のフォルダと同様に可能ですので、必要に応じて設定してください。
権限の設定については、下記のページをご参照ください。
💡〈注意〉
「電子契約自動取り込み」フォルダは、名称の変更や、移動・削除はできません。
クラウドサイン、DocuSign、GMOサインから自動的に取り込まれたドキュメントは、通常アップロードした締結済みドキュメントと同様の取り扱いが可能です。
▼参考ページ