スキャナ保存ソフト法的要件 保存要件
1.訂正削除履歴
訂正削除履歴については、以下のページを参照して下さい。
訂正削除すると、ドキュメント詳細画面の履歴タブで確認可能です。
締結済み契約書のPDFをアップロードした場合に、履歴タブを開く方法は以下をご確認ください。
2.保存期間
格納した契約書は、Hubbleをご契約している間はサーバ上に保管されます。
サーバ上には、法定期間を超えて、10年間以上保存を行うことが可能です。さらに、タイムスタンプの更新をした場合、10年を超えて更新期間中保存を行うことが可能です。
3.相互関連性
ドキュメントリストで任意の項目の追加（項目のカスタマイズ）が可能です。新規項目で、「案件番号」、「取引案件番号」、「伝票番号」、「工事番号」や帳簿管理システム側のURLや管理番号等を追加し、各ドキュメントに詳細情報として入力する運用を採ることで、帳簿等との相互関連性を確保することができます。
また、Hubbleでは、デフォルトで各ドキュメントにユニークな管理番号が付与されており、各ドキュメントのURLもユニークな文字列になっています。そのため、これらのユニークな数字や文字列を帳簿管理システム上に入力いただく運用を採ることで、帳簿と契約書との相互関連性を確保することが可能です。
項目の追加方法については、以下のページを参照してください。
さらに、項目のカスタマイズにより、契約書、社内規程や会議体議事録等のドキュメントの性質情報を入力することもできますので、帳簿に関連のない契約書以外のドキュメントを識別することが可能です。また、「契約書」を検索した上で、「ステータス」が締結済みとなっていないドキュメントを検索すると、契約締結に至らずに交渉が終了した契約書や未締結の契約書等、帳簿と関連性のない契約書ドラフトも識別することが可能です。検索方法については、以下をご参照ください。
4.備付書類
システム概要は下記ページを参照してください。
▼参考ページ