メール経由での締結済みPDF取り込み
1. 概要
PDFファイルを取り込み用メールアドレス宛てに添付して送信することで、Hubbleの「自動取り込み」フォルダに格納される機能です。
ご利用の複合機やスキャナからメール送信に対応している場合、スキャンしたPDFを取り込み用メールアドレスに送信するだけで、ダウンロードやアップロードの手間なくHubbleに格納できます。
2. 初期設定
（1）管理画面 >
[契約情報・オプション] > [オプションサービス] > [締結済みPDF取り込み] で [有効化] ボタンをクリックします。本メニューは「オーナー」「管理者」「ユーザー管理者」「法務管理者」が操作できます。
（2）有効化後、取り込み用メールアドレスを確認できます。
（3）【任意】ご利用の複合機やスキャナからメール送信に対応している場合、スキャン後のPDFの送付先として、上記（2）で確認した取り込み用メールアドレスを指定します。
複合機からメールを送信する方法や、送信先のメールアドレスの設定方法は、貴社ご担当者様へご確認ください。
💡〈注意〉
1組織に1つの取り込み用メールアドレスが発行されます。複数発行はできません。
3. 利用方法
（1）複合機やスキャナからの取り込みとして利用される場合、取り込みたい書類をスキャンします。
（2）取り込み用メールアドレス宛にPDFを送信します。
💡〈注意〉
取り込み対象のファイル形式はPDFのみです。
1通のメールに複数PDFがある場合はすべて取り込まれます。
パスワード付きPDFを取り込むことはできますが、Hubble上でパスワード解除はできません。
複数のPDFをZipファイルとして添付されている場合、取り込みの対象外です。
Hubbleへ取り込みが完了した旨のメール通知等はございませんので、下記の通り自動取り込み用のフォルダをご参照ください。
（3）Hubbleを開き、「自動取り込み」フォルダを確認します。フォルダの表示は、ご利用のサービスによって異なります。
Hubble をご利用の場合
フォルダ一覧画面の左メニューに「自動取り込み」フォルダがあります。
当該フォルダは「オーナー」「管理者」「法務管理者」「法務メンバー」の権限をお持ちの方にのみ表示されています。
Hubble mini をご利用の場合
Hubbleの最上位の階層に「自動取り込み」フォルダがあります。
当該フォルダは、初期設定時には組織の「オーナー」のみが閲覧・編集権限をもちます。
アクセス権限設定は通常のフォルダと同様に可能ですので、必要に応じて設定してください。
参考：アクセス権限
（4）「自動取り込み」フォルダに格納されたPDFを、所定のフォルダやドキュメントへ移動します。
💡〈補足〉
「自動取り込み」フォルダに表示されるドキュメント名は、メール送信時に添付された元のファイル名となります。
送信元の情報（送信者名、送信元メールアドレス、メールに記載された内容）は、Hubble上では確認できません。
【Hubble上にドキュメントがある場合】
① 「自動取り込み」のフォルダ配下より、締結済みPDFとして紐づけたいドキュメント名をクリックして選択します。
②上部の
[ドキュメントを選択] から、Hubble上にある該当のドキュメントを選択します。
③両方のドキュメントの内容確認画面が表示されますので、紐づけたいドキュメントであることを確認して
[締結版として紐づける] から紐づけを完了します。ここでは、選択されたドキュメントの最新バージョンに紐づけられます。
【紐づけたいドキュメントがHubble上にアップロードされていない場合】
①「自動取り込み」のフォルダ配下より、締結済みPDFとして紐づけたいドキュメント名をクリックして選択します。
②下部の
[フォルダを選択して移動] から、ドキュメントを格納したい先のフォルダを選択します。
③選択したフォルダ配下に、当該ドキュメントが締結済みのドキュメントとして新規作成されます。
なお、同一のPDFファイルが締結済みPDFファイルとして保存されます。
4. 取り込み用メールアドレスの無効化、再発行
（1）無効化
管理画面 >
[契約情報・オプション] > [オプションサービス] > [締結済みPDF取り込み] で [無効化] ボタンをクリックします。本メニューは「オーナー」「管理者」「ユーザー管理者」「法務管理者」が操作できます。
無効化すると、取り込み用メールアドレスへPDFを送付してもHubble上に取り込まれません。
（2）再発行
無効化をして、再度、管理画面 >
[契約情報・オプション] > [オプションサービス] > [締結済みPDF取り込み] で [有効化] ボタンをクリックします。取り込み用メールアドレスは再発行され、以前と異なるアドレスになります。