メールから案件の申請を受け付ける（案件管理機能）
目次
1. 概要
2. 申請用メールアドレスの確認
3. 利用方法
4. メールで受け付けた案件詳細画面の解説
1. 概要
メールから契約書の審査や法律相談の申請ができる機能です。
1組織に1つの申請用メールアドレスが発行されます。そのアドレスにメールを送ると、案件管理画面に申請が作成され、管理できるようになります。
Hubbleアカウントをお持ちでない方でも、メールから申請できます。
本機能は、案件管理機能をご利用のお客様に向けたオプション機能（有償）です。ご希望の際は、弊社担当者に連絡または画面右上の？マーク内にある「サポートに問い合わせ」からお問い合わせください。
案件管理機能については、案件管理機能の概要をご参照ください。
2. 申請用メールアドレスの確認
申請内容の送付先メールアドレスは、以下の2つの方法で確認できます。
💡〈注意〉
申請用メールアドレスの再発行・利用停止はできません。
(1)【管理者・オーナー】案件管理の管理画面
案件管理
[管理画面] ＞ [メール申請] を開きます。
申請用メールアドレスを確認できます。メールアドレス横のコピーアイコンから、アドレスをコピーしてご利用ください。
(2)【管理者・オーナー以外の方】ポータル
ポータルのアクションカード
[メールで申請する] をクリックするとメール作成画面が起動し、送信先に申請用メールアドレスが自動で入ります。挿入されたアドレスからご確認ください。
💡〈補足〉
もしポータル上で「メールで申請する」をクリックしてもうまくメーラーが開かない場合は、右クリックから「メールアドレスをコピー」を選択していただくことで、メールアドレスをコピーすることができます。
3. 利用方法
(1)【依頼部門の方】申請用メールアドレスに依頼内容を送信
ポータルのアクションカード
[メールで申請する] をクリックして、メール作成画面を起動します。契約書の審査や法律相談の内容に関する、件名・本文・添付ファイルを入力のうえ、送信します。
💡〈注意〉
圧縮したzipファイルの添付は可能ですが、Hubble上でドキュメントとして展開されません。そのため、Word・Excel・PDFファイルを添付していただくことをおすすめします。
💡〈補足〉
件名・本文・添付ファイルは必須ではありません。
添付ファイルのタイトル文字数の上限目安は拡張子を含め100文字です。
(2)【依頼部門の方】申請完了のメール（自動送信）を受信
メール送信後、件名：
Hubble | 申請を受領しました という自動送信メールが申請者へ送られます。以上で申請は完了です。
(3)【法務の方】新規の申請通知を受信
申請があると、通知設定された法務ユーザーに通知が届きます。通知の内容やタイミングは、案件管理機能で通知を受け取るタイミングでご案内している内容と同一です。
申請者のメール本文や添付内容に基づき、AIが「契約審査」または「法律相談」に自動分類します。
(4)【法務の方】案件管理画面で申請内容を確認
「契約審査」と判断され、かつ添付ファイルがある場合
案件一覧から、該当の申請をクリックすると審査・レビュー対象のドキュメントを振り分ける画面が開きます。
申請者のメールアドレス、件名、送信日時、本文、添付ファイルが確認できます。
添付ファイルより、審査・レビュー対象のドキュメントにチェックを入れて、
[完了] ボタンをクリックします。 チェックを入れない書類は添付資料として扱われます。
以降は、【法務の方向け】契約審査を受け付けた際の操作方法 を元にご対応ください。
「契約審査」と判断されたが、添付ファイルがない場合には、以下のページを元にご対応ください。
「法律相談」と判断された場合には、以下のページを元にご対応ください。
4. メールで受け付けた案件詳細画面の解説
(1) 案件名
申請者のメール内容・添付ファイルを元に、AIが生成した内容が反映されます。
(2) 審査情報 > 基本情報 > 依頼者
申請者が当該組織でHubbleアカウントを保有している場合は、その申請者名を表示します。
保有していない場合は、当該組織のオーナー名を表示します。
(3) 審査情報 > 基本情報 > 依頼日時
申請メールをHubbleのシステムが受信した日時を表示します。
(4) 審査情報 > 取引企業
申請者のメール内容・添付ファイルを元に、AIが判定した内容が反映されます。
なお、AIが判断できなかった場合は空欄となります。
(5) 審査情報 > 概要・説明
申請者のメール内容・添付ファイルを元に、AIが生成した内容が反映されます。
(6) 「◯◯さんが契約審査案件を作成しました。」（法律相談の場合は「◯◯さんが法律相談を始めました。」）
「◯◯」には申請者が当該組織でHubbleアカウントを保有している場合は申請者名、保有していない場合は当該組織のオーナー名が表示されます。
(7) メール連携
申請者のメールアドレス、件名、送信日時、本文、添付ファイルを確認できます。
💡〈注意〉
申請者より添付されたファイルにパスワードがある場合、AIの読み取り対象になりません。