バージョンをリンク形式で外部に共有する（外部リンク共有機能）
Hubbleのバージョンを外部へ共有する際、リンクを用いて共有できます。
1. 概要
Hubbleのバージョンを外部へ共有する際、PCへWordやPDFファイルをダウンロードすることなく、アクセスコード付きのリンク形式で共有することができるようになりました。
ダウンロードの手間を減らすだけでなく、共有時のファイルの取り違えも防ぎ、安全でより正確な契約業務を実現します。
※本機能は標準機能です。
2. 外部リンクの有効化方法
※2022年12月4日以前よりHubbleをご利用の企業では、機能の利用を管理画面から有効化する必要があります。
詳しくは「5. 設定方法（管理者・オーナー向け）」をご覧ください。
共有したいバージョンを開き、上部メニューの中から「このバージョンを外部リンクで共有する（リンクマーク）」をクリックします。
外部リンクの設定と、共有されるバージョン内容の確認を行います。
相手に見えるドキュメント名：共有の受け手の画面において、ここで設定したドキュメント名が表示されます。デフォルトではHubble上のドキュメント名が入力されています。
アクセスコード：共有の受け手がドキュメントにアクセスするためのコードです。この項目は必須であり、変更できません。
有効期限：外部リンクが有効な期限を入力します。デフォルトでは2週間後に設定されており、チェックボックスにチェックを入れると非設定も可能です。
共有されるバージョン内容：画面右が、共有先で閲覧される内容のプレビューです。前バージョンとの差分ではなく、当該バージョンの原文表示状態が共有されます。Word内の修正履歴やコメントがついている場合、それらも反映されます。
確認が完了したら
[リンクを有効化] をクリックします。この際自動的に、PCのクリップボードに外部リンク情報がテキストとしてコピーされます。
コピーされるテキストの形式は下記の通りです。
〈例〉
ドキュメント名：秘密保持契約書
アクセスコード：ABCD12E3
リンク：
https://app.hubble-docs.com/share-documents/●●●●●●●● リンクの有効期限：2022/12/21
クリップボードにコピーされた外部リンク情報を、メールやチャットツール等に貼り付け、共有先に送付して完了です。
当該バージョンの外部リンクが有効になっているかどうかは、設定時と同じく上部メニューの「このバージョンを外部リンクで共有する（リンクマーク）」から確認できます。リンク情報の再コピーも可能です。
外部リンクの有効化・無効化に必要な権限
外部リンクの有効化および無効化には、共有するバージョンが含まれているドキュメントに「編集者」または「閲覧者」としてのアクセス権限を持つ必要があります（「訪問者」権限では利用できません）。
アクセス権限について、詳しくは下記をご覧ください。
3. 外部リンクの無効化条件
外部リンクが無効になると、リンク先へはアクセスできなくなります。
※一度リンクが無効になった後に再度リンクを有効化した場合、別のリンク・アクセスコードが発行されます。
リンクが無効になる条件は以下の通りです。
リンクの有効期限が切れた場合
共有の受け手がアクセスコードを5回間違えて入力した場合
ドキュメントまたはバージョンが削除された場合
管理画面から、本機能の利用がOFFにされた場合（5. 設定方法 参照）
手動で無効化した場合（以下に方法を記載）
リンクを手動で無効にする方法
外部リンクが有効化されているバージョンを開き、上部メニューの中から「このバージョンを外部リンクで共有する（リンクマーク）」をクリックします。
[リンクを無効化] をクリックして完了です。
4. 共有の受け手における表示（PC環境のみ）
共有の受け手がリンクをクリックすると、アクセスコードの入力を求める画面が開きます。
〈注意〉
本機能は、PC環境のみで閲覧が可能です。
アクセスコードが正しく、リンクが有効期限内であった場合
以下のような画面で、共有されたバージョンの内容が閲覧できます。
右上の
[ダウンロード] ボタンから、WordまたはPDF（共有されたバージョンと同じ形式）としてダウンロードも可能です。
アクセスコードが間違っているか、リンクが無効になっている場合
以下のように「アクセスコードが無効か、リンクの有効期限が切れています」と表示されます。
リンクが無効なケースは「3. 外部リンクの無効化方法」を参照ください。
5. 設定方法（管理者・オーナー向け）
※2022年12月5日以降にご利用開始の企業では、原則として本機能は有効になっているため、以下の作業は必要ありません。
「管理者」または「オーナー」の統制権限を持つユーザーにて、管理画面 ＞ アプリケーションの設定画面にアクセスします。
「外部リンク共有」メニューの
[詳しく見る] をクリックします。
[有効化] をクリックして完了です。
なお有効になっている状態で「無効化」すると、本機能をOFFにすることができます。その際、有効化されていた外部リンクはすべて自動的に無効化され、復元することはできなくなります。
