ドキュメント等を検索する

ドキュメント等を検索する

ドキュメント、フォルダ、Hubble内コメントの検索を行う方法をご紹介します。

目次
1. 概要
2. 簡易検索
3. 詳細検索
4. 検索結果が多い場合

1. 概要
ドキュメント、フォルダ一覧画面の上部にある検索アイコンから、様々な検索をかけることができます。

💡〈注意〉
検索結果として表示されるのは、自分がアクセス権限を持つドキュメント・フォルダのみです。
ゴミ箱またはレガシードライブにあるドキュメント・フォルダは、いかなる検索結果にも表示されません。
Hubbleにおける検索については、全角カナ(例:テスト)と半角カナ(例:テスト)を区別する仕様です。これは、ドキュメントリストも同様です。※アルファベットの大文字小文字は区別していません。

2. 簡易検索
(1)最近アクセスしたドキュメントの表示
検索アイコンをクリックすると、「最近アクセスしたドキュメント」が最大30件まで表示されます。
もっとも最近アクセスしたドキュメントから順に、上から下へ表示されます。

(2)名称が一致するドキュメント等の表示
検索ウインドウに文字を入力すると、タイトルが部分一致するフォルダやドキュメントを、検索ウインドウの下に最大で5件ずつサジェスト表示します。クリックで当該ドキュメント、フォルダに遷移します。

3. 詳細検索
(1)詳細検索の方法
ドキュメント本文や条項のタイトルによる検索を実施したい場合には、検索アイコンを押下し、最下部にある [本文検索など詳細に検索する] をクリックします。

(2)詳細検索により検索・絞り込み可能な項目
[本文検索など詳細に検索する] をクリックすると、詳細検索の画面に遷移します。
詳細検索の画面では、【ドキュメント】タブと【コメント】タブとを切り替えることで、用途に応じた検索が可能です。


①ドキュメントタブでの検索
以下の表に記載する項目を検索・絞り込み可能です。
②コメントタブでの検索
以下の項目で検索をすることができます。
From:コメントの投稿者によって検索します。
含む文字:Hubble上のコメント本文内でキーワード検索します。

💡〈補足〉
[From] をクリックすると、コメントの投稿者の候補が表示されます。


検索したい条件を記入したら、 [検索] をクリックすると検索結果が表示されます。


検索結果には、ドキュメント名と当該コメントが投稿されたバージョン、投稿者、コメント本文が表示されます。
検索結果をクリックすると、 当該コメントが記載されたバージョン にジャンプします。


💡〈注意〉
Word内のコメントは検索の対象外です。

(3)検索の仕組みについて
①テキストでの検索項目について
入力した文字列が含まれているドキュメント等を表示します(キャプチャは条項タイトルでの検索の場合)。


②複数項目による検索について
上記の項目のうち、複数項目を入力することで、複数条件によるクロス検索が可能です。

〈ドキュメントの絞り込み方の一例〉
ドキュメントタイトルに「NDA」を含み、
本文に「秘密」「義務」を共に含み、
「2020年度」フォルダ配下であり、
契約相手方に「Hubble」を含む


③特定フォルダ配下での検索
詳細検索画面のの「場所」の選択欄をクリックし、検索対象のフォルダを選択します。(デフォルトでは「すべての場所」が選択されています。)
これにより、検索対象のフォルダを絞りこむことが可能です。

④本文検索
本文検索では、検索用途に合わせて検索方法を選択することが可能です。

4. 検索結果が多い場合
詳細検索の結果は、1ページ30件ずつ表示されます。
それ以降の検索結果を表示するには、ページ送りを行ってください。

探したいドキュメントやフォルダになるべく辿り着きやすくするために、上記で紹介した様々な検索の絞り込み方法をお試しください。

▼参考ページ
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