スキャナ保存ソフト法的要件 保存要件・改ざん防止措置
1.真実性の確保
Hubbleへ締結済み契約書のPDFをアップロードは下記3つの方法があります。
①Hubble上で契約書ドラフトを作成していた場合、当該Hubble上の契約書ドラフトの任意のバージョンに「締結済みのPDFをアップロードする」ボタンから、スキャニングした締結済み契約書PDFをアップロードすることで、スキャニングした締結済み契約書を新規に保存する。
②「締結済みPDF一括アップロード」機能でアップロードする。
③「締結版のPDFファイルをアップロード」からアップロードする。
①Hubble上の契約書ドラフトへ締結済PDFをアップロードする場合
Hubble上で契約書ドラフトを作成しておらず、紙で締結した契約書をスキャンしてHubbleに新規でアップロードする場合、Hubble上の任意のフォルダにスキャンした締結済み契約書PDFを一度アップロードすることでスキャンした締結済み契約書PDFを新規で保存することができます。
締結済みPDFを誰が、いつアップロードしたかは、「履歴」で確認可能です。
②「締結済みPDF一括アップロード」機能でアップロードする。
管理画面>一括登録>過去の締結積み契約書（PDF）一括登録から締結版PDFをアップロードすることでタイムスタンプが付与されます。
▼参考ヘルプページ
③締結版のPDFファイルをアップロード」からアップロードする。
新規ボタンから「締結済みPDFをアップロード」を選択します。
ファイルを選択し、アップロード（PDFのみ選択可能）
管理者・オーナーのみが締結済み契約書PDFを削除（ゴミ箱に移動）することができますが、一度締結済みPDFファイルを格納したドキュメントは、「締結済みPDF削除」を行えば削除（ゴミ箱に移動）することが可能ですが、論理削除となっており、物理的な完全削除はできません。
締結済みPDFを削除又は新たにスキャニングした締結済みPDFをアップロードする等の操作が行われた場合は、各操作の内容、操作者及び操作年月日・時刻が記録され、「履歴」から確認することができ、この記録は削除することができません。
また、Hubble上では、PDFファイルを編集（訂正）する機能はなく、締結済みの契約書PDFをHubble上で改ざんすることは不可能な仕様となっております。
削除したデータの内容は、確認したい締結済みPDFの削除履歴の下、「PDFを確認する」から閲覧及びダウンロード可能です。Hubble上では、PDFファイルを編集することができないため、削除（ゴミ箱移動済み）の締結済みPDFの内容を変更することはできません。
削除された締結済みPDFファイル一覧はオーナー、管理者が管理画面から確認できます。
削除した締結済みPDFファイルは管理画面の「削除した締結済みPDFのドキュメント」から検索及び閲覧が可能です。
該当ドキュメントからを選択すれば、ドキュメントの詳細画面へ遷移することができ、「履歴」から削除した締結済みPDFファイルをが画面上に表示させ、内容の確認・印刷が可能です。
2.タイムスタンプ
Hubble上で契約書ドラフトを作成していた場合、当該Hubble上の契約書ドラフトの任意のバージョンに「締結済みのPDFをアップロードする」ボタンから締結済み契約書PDFをアップロードすることで、タイムスタンプが付与されます（総務大臣及び一般財団法人日本データ通信協会が認定したタイムスタンプである、セイコーソリューションズ株式会社のセイコータイムスタンプサービスを利用しています）。
Hubble上で契約書ドラフトを作成しておらず、紙で締結した契約書をスキャンしてHubbleに新規でアップロードする場合、Hubble上の任意のフォルダにスキャンした締結済み契約書PDFを一度アップロードした上で、上記同様、「締結済みのPDFをアップロードする」ボタンから同一の締結済みPDFをアップロードすることで、タイムスタンプが付与されます。
タイムスタンプが付与されている締結済み契約書PDFはドキュメント詳細画面から確認可能です。
_ タイムスタンプが押されているPDFは三点リーダーを選択後「タイムスタンプ付きPDFをダウンロード」からダウンロードができます。
ダウンロードしたタイムスタンプ付の締結済みPDFは、Adobe Acrobat Reader またはAdobe Acrobat Proの
[添付ファイル] から選択し、閲覧できます。
タイムスタンプの証明書はAdobe Acrobat Reader またはAdobe Acrobat Pro内の
[署名パネル] から確認できます。
_ 「署名済み」、「署名が有効」との表示は、タイムスタンプが付与されており、タイムスタンプが有効であることを示します。署名パネルから検証を行うことで、有効期限切れの有無を検知できます。また、タイムスタンプ付与後の文書データ及びタイムスタンプの変更の有無の確認（非改ざん証明）も可能です。
証明書ビュアーで タイムスタンプ局、有効期間の開始日、終了日、証明書の有効無効を確認可能です。
「署名プロパティ」から変更がされているか否かと、タイムスタンプ付与日時が確認可能です。
タイムスタンプの付与は、非同期処理のためファイルアップロード時とタイムスタンプの処理に若干のタイムラグが生じます。しかし、法律上の要件である「速やかに」の解釈について、国税庁電子帳簿保存法通達（令和4年6月24日改訂）4-17,18に、契約書の受領又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、「おおむね」７営業日以内にタイムスタンプが付与されている場合には、速やかに行っているものとして取り扱う旨の記載があり、このタイムラグの存在は法律の適用関係に影響を与えません。
課税期間（年月日）の範囲を指定して、複数の電子取引データおよびタイムスタンプに対して一括してタイムスタンプの変更の有無を確認可能です。（こちらの対応は担当カスタマーサクセス又はチャットサポート、メール等で弊社にお問い合わせ下さい。）
💡〈補足〉
Adobe Acrobat Reader またはAdobe Acrobat Pro内では、LTVではないと表示されますが、Hubbleで付与するタイムスタンプは、総務大臣認定タイムスタンプであるセイコーソリューションズ株式会社のタイムスタンプを利用しています。セイコーソリューションズ株式会社のタイムスタンプは、国際標準規格「XAdES（XML規格）」、国際標準規格業界「PAdES（PDF規格）」に準拠した長期署名データ生成及び一括検証が可能となっており、有効期限は10年となっているため、安心して電子帳簿保存法対応にご活用いただけます。
Hubbleが利用するセイコーソリューションズ株式会社のタイムスタンプ（eviDaemon)についてはこちらをご参照ください。
総務大臣による認定制度についてはこちらをご覧ください。
▼参考ページ