【Hubble mini】スキャナ保存ソフト法的要件 改ざん防止措置
1.真実性の確保
Hubble miniへ締結済み契約書のPDFをアップロードは下記2つの方法があります。
①Hubble miniに締結済み契約書のPDFファイルを「ドラッグ・アンド・ドロップ」か「アップロードボタン」から格納することで、スキャニングした締結済み契約書を新規に保存する。
② 「締結済み契約書のPDF一括アップロード」機能でアップロードする。
①締結済み契約書のPDFファイルを「ドラッグ・アンド・ドロップ」か「アップロードボタン」から格納する場合
締結済みPDFを誰が、いつアップロードしたかは、「履歴」で確認可能です。
電帳法完全対応オプションがオンの場合、ドキュメントを物理削除することはできません。
管理者・オーナーのみが締結済み契約書PDFを上書きすることができます。
上書きした場合でも履歴タブに過去の締結版のデータは残り、物理的な削除はできません。上書きした場合も、タイムスタンプが付与されます。誰が上書きしたかは、「履歴タブ」で確認可能です。
締結済み契約書のPDFを上書きアップロードの操作が行われた場合は、論理削除した履歴と新規アップロードした履歴が残り、この履歴は削除することができません。操作の内容、操作者及び操作年月日・時刻が操作順に「履歴」に記録され、論理削除したPDFデータは「締結済みPDFを削除しました」との表示の下にある「PDFを確認する」から閲覧・ダウンロード・印刷をすることができますが、編集（訂正）や物理削除をすることはできません。
「履歴」に表示される時刻はパブリックNTPサーバ（AWS）から日時を取得し、表示しており、この日時を変更する機能はなく、変更することができません。
削除したデータの内容は、確認したい締結済み契約書のPDFの削除履歴の下、「PDFを確認する」から閲覧及びダウンロード可能です。
② 「締結済みPDF一括アップロード」機能でアップロードする場合
管理画面>一括登録>過去の締結積み契約書（PDF）一括登録から締結版PDFをアップロードすることでタイムスタンプが付与されます。
▼参考ヘルプページ
また、Hubble mini上では、PDFファイルを編集（訂正）する機能はなく、締結済みの契約書PDFの内容を修正することはできません。
削除された締結済みPDFファイル一覧はオーナー、管理者が管理画面から確認できます。
削除した締結済みPDFファイルは管理画面の「削除した締結済みPDFのドキュメント」から検索及び閲覧が可能です。
該当ドキュメントからを選択すれば、ドキュメントの詳細画面へ遷移することができます。
「履歴」の「PDFを確認する」から削除した締結済みPDFファイルをが画面上に表示させ、内容の閲覧・ダウンロード・印刷が可能ですが、編集（訂正）や物理削除をすることはできません。
2.タイムスタンプ
Hubble miniに締結済み契約書のPDFファイルをアップロードすることで、タイムスタンプが付与されます（総務大臣及び一般財団法人日本データ通信協会が認定したタイムスタンプである、セイコーソリューションズ株式会社のセイコータイムスタンプサービスを利用しています）。
タイムスタンプが付与されている締結済み契約書PDFはドキュメント詳細画面から確認可能です。タイムスタンプが付与されると、締結済み契約書のPDFの左上に「タイムスタンプ付与済み」と表示されます。このマークにマウスオーバーすると、タイムスタンプ付与の時刻を確認することができます。
タイムスタンプが押されているPDFは三点リーダーを選択後「タイムスタンプ付きPDFをダウンロード」からダウンロードができます。
ダウンロードしたタイムスタンプ付の締結済みPDFは、Adobe Acrobat Reader またはAdobe Acrobat Proの
[添付ファイル] から選択し、閲覧できます。
タイムスタンプの証明書はAdobe Acrobat Reader またはAdobe Acrobat Pro内の
[署名パネル] から確認できます。
_ 「署名済み」、「署名が有効」との表示は、タイムスタンプが付与されており、タイムスタンプが有効であることを示します。署名パネルから検証を行うことで、有効期限切れの有無を検知できます。また、タイムスタンプ付与後の文書データ及びタイムスタンプの変更の有無の確認（非改ざん証明）も可能です。
証明書ビュアーで タイムスタンプ局、有効期間の開始日、終了日、証明書の有効無効を確認可能です。
「署名プロパティ」から変更がされているか否かと、タイムスタンプ付与日時が確認可能です。
タイムスタンプの付与は、非同期処理のためファイルアップロード時とタイムスタンプの処理に若干のタイムラグが生じます。しかし、法律上の要件である「速やかに」の解釈について、国税庁電子帳簿保存法通達（令和4年6月24日改訂）4-17,18に、契約書の受領又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、「おおむね」７営業日以内にタイムスタンプが付与されている場合には、速やかに行っているものとして取り扱う旨の記載があり、このタイムラグの存在は法律の適用関係に影響を与えません。
課税期間（年月日）の範囲を指定して、複数の電子取引データおよびタイムスタンプに対して一括してタイムスタンプの変更の有無を確認可能です。（こちらの対応は担当カスタマーサクセス又はチャットサポート、メール等で弊社にお問い合わせ下さい。）
💡〈補足〉
Adobe Acrobat Reader またはAdobe Acrobat Pro内では、LTVではないと表示されますが、Hubbleで付与するタイムスタンプは、総務大臣認定タイムスタンプであるセイコーソリューションズ株式会社のタイムスタンプを利用しています。セイコーソリューションズ株式会社のタイムスタンプは、国際標準規格「XAdES（XML規格）」、国際標準規格業界「PAdES（PDF規格）」に準拠した長期署名データ生成及び一括検証が可能となっており、有効期限は10年となっているため、安心して電子帳簿保存法対応にご活用いただけます。
Hubbleが利用するセイコーソリューションズ株式会社のタイムスタンプ（eviDaemon)についてはこちらをご参照ください。
総務大臣による認定制度についてはこちらをご覧ください。
▼参考ページ